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社内日報をチャットワークに変更した感想をインタビュー

機械的な日報に疑問

社内日報をチャットワークで運用

――社内日報でチャットワークを使おうと思った理由は?

それまでもそうだったんですけど、日報というのがすごく大事だなと思うようになったんです。

もともとインターネットの仕事をしているというのもあって、スタッフ全員パソコンを使ってやる仕事なんですけど、日報というのはやっていなかったんです。

でも色々な人からアドバイスを受けて、上手く社内がチームとして回っているところの話を聞くと、必ず日報はみんな付けているんです。

逆につけてないけど上手くいっている会社というのはないんじゃないかというぐらいみんなきっちりやっていたので、その中で自分もやらなきゃいけないなということで、日報を付けるというのをやり始めたんです。

うちの会社は作業進行などをグーグルドキュメントで管理していたので、最初はそこのドキュメント内に書いてもらったりしていました。

スプレッドシートとワードファイルのどちらも使ったんですけど、どちらも機械的な文章というか、機械的な報告だけで終わっちゃうし、僕もそれに対して何か返すということがなかったんです。

日報をただ見るだけで、向こうも見てもらえてるかどうか分からないという形で、確かに報告はされてるとは思うんですけど、ただ文字が書いてあるというだけだったんです。

これで効果があるのかというのは結構疑問を感じていて、いろんな人に聞いたらサイボウズで管理してるとか色々聞いたんですけど、サイボウズも入れるとそれなりにお金がかかります。

社内が何十人とか人数が多ければ違うんでしょうけど、うちは少人数というのもあって、その辺はちょっと抵抗があって、日報にするソフトとか色々悩んでいた時にチャットワークを知ったという感じです。

それで試しに使ってみようと使い始めたのがきっかけです。

チャットワークのここが便利

――実際に使ってみて便利だと思う部分は?

チャットであるということですね。今は日報以外もほぼチャットワークで管理するぐらい、すごく便利なんです。

日報でもチャットで書いてもらうと会話しやすいんです。日報に対してすごく返しやすくて、フランクな感じで書けるんです。

そうするとチャット上ではありますけど、そういう形に自然になるので、スタッフとの会話がしやすいです。

ドキュメントとかだと本当に機械的に書いてるだけだったのが、ちゃんとした会話になることによって、ささやかなコミュニケーションですけど毎日取れるというのがすごく大きいと思います。

あとはスマホでのアプリがすごく使いやすいんです。

ドキュメントとかそういうものが嫌だなと思った部分としては、スマホからは文字が小さくてすごく見づらいんですよね。開くのも面倒くさくて、見なかったりすることも結構あったんです。

でもチャットワークだとすごく見やすい上に書き込みもしやすいんです。

チェックもして、それこそ外とかで夜の付き合いとかも結構あるんですけど、そういう最中にちょっと席を外して日報に返すとかそういうこともできるので、日報の返し忘れもなくなりました。

毎日のチェックもメールチェックみたいな形でできるので、すごくやりやすいですね。だから使ってみて本当に便利だなと思います。

チャットワークは会話式でコミュニケーションしながら日報をやり取りできる

――使ってみてイマイチだと思う部分はありますか。

今のところほとんどないですけど、1個だけたまにあるのが、まだ始まってそんなに歴史の長いサービスじゃないという部分もあるんですけど、たまに落ちたりする場合があるんです。

本当にごくまれで復旧も1時間とかその程度ですむので、うちの会社にとってはそんなに影響はないんですけど、スカイプもやめてすべてチャットワークでやっているという会社も結構周りにあるので、そういう会社はすごく困ることもあるみたいです。

うちに関しては普段のこれやって、あれやってという即座の指示は全部スカイプで行なって、それ以外はチャットワークということが多いので、落ちてもそんなに急ぎの仕事とかはないので、特に影響はないです。

それに落ちると言っても1ヶ月に1回あるかないかぐらいだし、すぐ復旧するので気にはならないです。

あとは何より安いので、そこが素晴らしいと思います。

1つのアカウントあたり380円で、ビジネスプランで10人以上とかになると1アカウント198円だから半分ぐらいになります。うちの会社は5,6人ぐらいなので380円の方でやってます。

――他の日報と使い比べてどうですか。

他も色々試して来たんです。紙に書いたりGメールで送って貰ったり色々やってきたんですけどダントツですね。

うちの会社の仕事的にも合ってたというのはあるかも知れないんですけど、周りの話を聞いていてもやっぱりすごくいいなというのは感じます。

やはりチャット式でコミュニケーション的な感じで日報を返せるというのがすごく大きい気がしますね。他と大きく違うのはそこだと思います。

もちろん他も掲示板式になってるところとか、サイボウズの中でもガチガチやっている人とかもいますけど、それに比べたら値段が安いし、自分の中ではすごく使いやすいですね。

マイチャットにメモしたものはスマホからもパソコンからも見られる

――チャットワークで独自の使い方などあれば教えてください。

携帯とかでメモ帳代わりに使うようになりました。

前まではスマホとかでメモしたりしてたんですけど、よく飲みの席とかで情報交換とか話しているうちに、こんなことしたいな、あんなことしたいなということが結構話の中で出たりするんです。

そういうのを思いついても酔っぱらってるので、次の日になったらいまいち覚えてないとか忘れちゃってる場合とか、結構あるんです。

そういうのを前まではGメールでメモして送ったりしていたんですけど、今はチャットワークのマイチャットの中にメモをしておけば、クラウド上でその情報は共有されるので、次の日パソコンでも見ることもできます。

チャットワークの中に些細なことから、それこそ明日書類の申し込みをするとか、そういうことでも忘れないように書いておいて、次の朝見直すとそういえば昨日こういうことを言っていたなとか、そういうマイチャットのメモとかは結構しますね。

また、グループ分けをしてるんですけど、自分だけのグループというのも結構作っていて、そこのグループで色々つぶやく内容を変えたりしています。

このアイデアはこっちのグループ、こっちのアイデアはこっちのグループでつぶやくみたいな感じで、1人だけのグループ分けをしてやったりしています。

タスクとかも習慣タスクとか今日のタスクとかをグループごとに分けることによってストレスもなくなりましたね。

そういうふうに結構独自の使い方というか、自分を見つめ直すために使ってる部分もかなり大きいと思います。

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